تاریخچه روابط عمومی «سمت»

زمانی روابط عمومی با یك یا دو نیرو و امكانات محدود فعالیت می‏كرد و بالطبع فعالیتی محدود داشت. یكی از كارهای با‌ ارزش و درخور تقدیر این دوره برگزاری نمایشگاه كتاب در هجده دانشگاه به مناسبت چاپ پانصدمین عنوان كتاب «سمت» بود.

در اواخر سال ٨٠ مدیریت این بخش تغییر كرد و با درك اهمیت برخورداری از فناوری جدید اطلاعات برای تسریع فرایند اطلاع‏‌رسانی و اطلاع‌‏یابی، طراحی و ایجاد یك سایت اینترنتی برای سازمان در اولویت قرار گرفت و مسئولیت آن به عهده روابط عمومی گذاشته شد. در آن زمان با توجه به امكانات و اطلاعات موجود و محدود، وب‌سایتی ایجاد شد كه با یك سایت مطلوب فاصله داشت، اما در طی این مدت پس از مطالعه و بررسی و باتوجه به نیازها این سایت مجدداً طراحی و بخشهای زیادی به آن افزوده شد. در ضمن در راستای انجام امور با سرعت و سهولت بیشتر، فضای پست الكترونیك نیز برای پرسنل سازمان فراهم شد. مدیریت این فضا نیز تا اواخر سال 93 به عهده روابط عمومی بود.

با توجه به جایگاه «سمت» در میان مراکز پژوهشی و فرهنگی، خلأ یک پل ارتباطی برای ایجاد تعامل دوسویه بین سازمان و مخاطبان عام و خاص آن از مدت‌ها پیش احساس می‌شد تا از طریق آن «سمت» نقاط قوت و ضعف خود را شناخته و به رفع مشکلات و نقائص و ارتقاء کیفیت محصولات و خدمات خود بپردازد و مخاطبان نیز به نوبه خود با مشکلاتی که بر سر راه نشر است آشنا شوند. این خلأ حتی با راه‌اندازی وب‌سایت «سمت» برطرف نگردید چرا كه هنوز استفاده از اینترنت به خصوص در بین استادان و دانشجویان علوم انسانی رایج نبود. لذا مدیریت تهیه مطالب و انجام امور آماده‌سازی قبل از چاپ و نشر ماهنامه‌ای خبری به نام خبرنامه «سمت» (ضمیمه مجله سخن سمت) در اواخر سال ٨١ جزو وظایف روابط عمومی قرار گرفت. 56 شماره این خبرنامه تا شهریور 86 منتشر شد و پس از آن تا سال 93 چاپ آن متوقف شد. در طی این مدت 2 تک شماره تولید شد. از سال 93 با توجه به نیاز سازمان و گسترش فناوری‌های نوین، خبرنامه «سمت» به صورت الکترونیک تولید می‌شود.

از دیگر فعالیت‌های روابط عمومی تدوین و اجرای طرح جامع اطلاع‌رسانی تازه‌های نشر سازمان شامل تشکیل بانک اطلاعاتی مدرسان دروس دانشگاهی و مراکز آموزشی و پژوهشی، اهدای کتاب به آنها از طریق تهیه و ارسال فرم معرفی هر كتاب برای استادان آن رشته است كه تا سال 85 از طریق پست انجام می‌شد اما از سال 90 الكترونیك كردن این فرم در دستور كار روابط عمومی قرار گرفت. در همین راستا اولاً تشکیل بانک پست الکترونیک مدرسان دروس دانشگاهی و مراکز آموزشی و پژوهشی در دستور کار قرار گرفت، و ثانیاً برنامه آن تدوین و عملیاتی شد. اکنون هر ماه تازه‌های نشر سازمان برای حدود 7000 استاد ارسال می‌شود.

علاوه بر آن، كلیه امور مربوط به اهدای كتاب در روابط عمومی كنترل، سازماندهی و انجام می‌شود.

تهیه و تنظیم فهرست‌های مختلف انتشارات سازمان شامل کلی، موضوعی و ادواری و توزیع آن به‌ ویژه در ابتدای دو ترم تحصیلی در دانشكده‌های علوم انسانی سراسر كشور و كلیه دانشگاه‌ها، مراكز آموزشی و پژوهشی و نمایشگاه‌ها به خصوص نمایشگاه بین‌المللی كتاب تهران وظیفه دیگر روابط عمومی است.از سال 90 به منظور صرفه‌جویی در مصرف کاغذ، چاپ این فهرست محدود شد و فایل الکترونیک آن به تفکیک رشته‌های مرتبط تولید و روی صفحه اول وب‌سایت سازمان قرار داده شده است.

از سال ١٣٨٠ نظر به ضرورت تعامل مستقیم با مخاطبان به منظور شناختن دیدگاه‌ها و نیازهای آنان و پاسخگویی و اطلاع‌رسانی به آنان، حضور روابط عمومی با توجه به فراهم بودن این امكان به بهترین وجه در نمایشگاه‌ها ضروری شناخته شد. در حال حاضر روابط عمومی نه تنها در كلیه نمایشگاه‌ها،‌ چه در امر اطلاع‌رسانی و پاسخگویی به مخاطبان و چه در ارائه نظرات و دیدگاه‌های آنان به مسئولان سازمان، حضوری فعال دارد بلكه عهده‌دار برگزاری كلیه نمایشگاه‌های كتابی است كه فروش ندارد یا اگر دارد به صورت تخصصی برای یك یا دو رشته خاص است.

از اهم امور روابط عمومی انعكاس اخبار سازمان در رسانه‌ها و معرفی کتاب‌هاست. علاوه بر موارد فوق، پیگیری و انجام برخی امور مربوط به برگزاری همایش‌ها، مراسم داخلی در مناسبت‌ها، آموزش كاركنان، پیگیری امور رفاهی آنان (اعم از مهد كودك، سفر، دادن هدیه در مناسبت‌ها، ورزش و ...)، مدیریت طرح‌های فوق برنامه و تهیه گزارش‌های گوناگون بخش دیگری از فعالیت روابط عمومی را تشکیل می دهد.

مسئولان قبلی